Privacy.

Inleiding

Direct Pay Services B.V. (hierna: “DirectPay”) heeft de privacy van opdrachtgevers, klanten (debiteuren) en medewerkers hoog in het vaandel staan. Als factoringmaatschappij verwerkt DirectPay persoonsgegevens en daarmee is zij verantwoordelijk voor correcte verwerking van deze gegevens. Hoe we dat doen, beschrijven we in dit privacy statement.

DirectPay als verwerkingsverantwoordelijke

DirectPay koopt vorderingen van opdrachtgevers en is daarmee zogeheten ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Vanaf het moment dat wij de vordering overnemen, bepaalt DirectPay het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens. Daarmee worden wij dus zelf verantwoordelijke in de zin van de nieuwe privacy verordening (“AVG”).

Welke persoonsgegevens we verwerken en waarom dat noodzakelijk is, lichten we hieronder nader toe.

Wanneer DirectPay alleen beheerwerkzaamheden voor een opdrachtgever uitvoert, waarbij de opdrachtgever zelf eigenaar van de vordering blijft, dan is DirectPay ‘verwerker’ in de zin van de AVG.

Voorwaarden

Voor de verwerking van persoonsgegevens is het voor ons van belang dat de opdrachtgever deze gegevens op rechtsgeldige wijze en met inachtneming van de AVG en andere toepasselijke privacy wet- en regelgeving heeft verzameld (verwerkt).

Daarbij dienen de klanten (debiteuren) in kennis te zijn gesteld van de voorgenomen overdracht van de vordering en de daarmede verband houdende verstrekking van de persoonsgegevens aan DirectPay en de verwerking van de persoonsgegevens door DirectPay en de aan haar gelieerde ondernemingen binnen de Credit Exchange groep.

Persoonsgegevens en doeleinden

Om onze dienstverlening goed te kunnen uitvoeren, is het verwerken van persoonsgegevens noodzakelijk. DirectPay gebruikt de persoonsgegevens met inachtneming van de AVG en andere toepasselijke wet- en regelgeving.

De doeleinden waarvoor wij persoonsgegevens verwerken zijn:

1. Uitvoering van de factoringovereenkomst

De factoringdienstverlening houdt in:
– Het (gedeeltelijk) overnemen van vorderingen van opdrachtgevers op klanten (debiteuren);
– Het (gedeeltelijk) controleren van de juistheid van de vorderingen die bij ons worden aangeleverd;
– Aanschrijven van klanten om een vordering te incasseren;

2. Kredietwaardigheidstoetsen en betaalgedrag

– Opdrachtgevers kunnen via DirectPay kredietwaardigheidstoetsen uitvoeren op (nieuwe) klanten (debiteuren);
– DirectPay gebruikt gegevens van klanten (debiteuren), openstaand bedrag en hun betaalgedrag voor de beoordeling ten aanzien van kredietrisico’s van klanten (debiteuren) en het voorkomen en opsporen van fraude.

3. Credit management

Ontwikkeling van statistische modellen, met als doel het segmenteren van incassoportefeuilles waardoor verdere optimalisatie van het incassoresultaat wordt bereikt.

4. Contact met de klant (debiteur)

Om het beheer- en incassotraject zo goed mogelijk te laten verlopen, is contact met de klant (debiteur) noodzakelijk.

5. Uitbetalen aan opdrachtgever en/of klant (debiteur)

Uitbetalingen aan opdrachtgevers en het terugbetalen aan klant (debiteur) van onverschuldigd ontvangen bedragen.

6. Controle van de identiteit van de betrokkene in geval van het uitoefenen van zijn rechten op grond van de AVG

Op het moment dat een betrokkene een recht uit de AVG uitoefent, controleert DirectPay aan de hand van een kopie van een paspoort of identiteitsbewijs of het verzoek daadwerkelijk door de betrokkene zelf is gedaan. Zodra de identiteit van de betrokkene is gecontroleerd, wordt de kopie van zijn/haar paspoort of identiteitsbewijs vernietigd.


7. Opnemen telefoongesprekken met opdrachtgevers en klanten (debiteuren)

Om de telefonische dienstverlening door de werknemers van DirectPay te verbeteren, worden telefoongesprekken met opdrachtgevers en  klanten (debiteuren)  bij ons opgenomen. Uiteraard informeren wij hen daar bij aanvang van het gesprek over.

DirectPay verwerkt de volgende persoonsgegevens van klanten (debiteuren) voor het erna genoemde doel:

NAW-gegevens (Naam adres woonplaats)Uitvoering factoringovereenkomst, kredietwaardigheidstoetsen, betaalgedrag, Credit management, Contact met de klant (debiteur), Betalingen
GeslachtUitvoering factoringovereenkomst, Contact met de klant (debiteur), betaalgedrag
GeboortedatumUitvoering factoringovereenkomst, kredietwaardigheidstoetsen en betaalgedrag, Credit management
EmailadresUitvoering factoringovereenkomst, Contact met de klant (debiteur)
TelefoonnummerUitvoering factoringovereenkomst, Contact met de klant (debiteur)
FactuurbedragenUitvoering factoringovereenkomst, kredietwaardigheidstoetsen en betaalgedrag, Uitbetalen
BetalingenCredit management, betaalgedrag
Kopie ID-bewijs (Pasfoto en BSN afgeschermd)Uitoefenen rechten uit de AVG
BankrekeningnummerBetalingen
DebiteurnummerUitvoering factoringovereenkomst
TelefoongesprekkenKwaliteitsverbetering

 

DirectPay verwerkt de volgende persoonsgegevens van opdrachtgevers voor het erna genoemde doel:

NAW-gegevensUitvoering factoringovereenkomst, contact opnemen met opdrachtgevers, verrichten van betalingen, Verificatie van de opdrachtgever bij het aangaan van de overeenkomst (tussen DirectPay en de opdrachtgever), verrichten van betalingen
KvK uittreksel gegevensUitvoering factoringovereenkomst, verificatie van de opdrachtgever bij het aangaan van de overeenkomst (tussen DirectPay en de opdrachtgever),
BankrekeningnummersVerrichten van betalingen, boeken van betalingen
BetalingenFactoringdienstverlening
E-mailadresContact opnemen met opdrachtgevers
TelefoonnummerContact opnemen met opdrachtgevers
FactuurbedragBetalingen
Kopie ID bewijs (Pasfoto en BSN afgeschermd)Uitoefenen rechten uit de AVG
TelefoongesprekkenKwaliteitsverbetering

 

DirectPay verwerkt de volgende persoonsgegevens van prospects voor het erna genoemde doel:

NAW-gegevensContact opnemen met prospect
E-mailadresContact opnemen met prospect
TelefoonnummerContact opnemen met prospect
OmzetgegevensInschatten of de dienstverlening voor prospect en DirectPay rendabel is

 

DirectPay verwerkt de volgende persoonsgegevens van websitebezoekers voor het erna genoemde doel:

IP-adresAnalyseren van websitegebruik

 

DirectPay verwerkt de volgende persoonsgegevens van (contactpersonen van) externe partijen en dienstverleners voor het erna genoemde doel:

NAW-gegevensContact opnemen met partij/dienstverlener
EmailadresContact opnemen met partij/dienstverlener
TelefoonnummerContact opnemen met partij/dienstverlener
EmailadresContact opnemen met partij/dienstverlener

 

Rechtsgrond verwerking van persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens van klanten (debiteuren) is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang bij kredietwaardigheidstoetsing.

De verwerking van persoonsgegevens van opdrachtgevers is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de opdrachtgever partij is.

De verwerking van persoonsgegevens van prospects is noodzakelijk in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst waarbij de prospect partij zal zijn.

DirectPay ontvangt persoonsgegevens van:

–              Opdrachtgevers
–              Prospects
–              Klanten (debiteuren)
–              Websitebezoekers
–              Externe partijen en dienstverleners.

In sommige gevallen is DirectPay genoodzaakt om persoonsgegevens aan derden door te geven. Dit geldt wanneer:

–          het verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld en;

–          de verstrekking gebaseerd is op een wettelijke grondslag (dus mag op grond van de wet);

DirectPay kan persoonsgegevens verstrekken aan:

–          Klanten (debiteuren) (het betreft eigen gegevens van klanten (debiteuren));

–          Opdrachtgevers;

–          Medewerkers van DirectPay;

–          Incassobureau/gerechtsdeurwaarder;

–          Dienstverleners, voor zover zij als verwerker in de zin van de AVG diensten aanbieden aan DirectPay en de persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor hun dienstverlening (zoals hostingbedrijven, marketingbureaus) en waarmee DirectPay verwerkersovereenkomsten heeft gesloten.

Bewaartermijn

DirectPay verwerkt persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze gegevens worden verzameld. Als een wettelijke bewaartermijn van toepassing, zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar, dan wordt deze gehanteerd.

Persoonsgegevens kunnen voor onbepaalde tijd worden bewaard ten behoeve van statistische doeleinden of historisch onderzoek of archiefbeheer, waarbij passende waarborgen worden genomen.

Beveiliging

Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, als ook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen treft DirectPay passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen  om de door haar verwerkte persoonsgegevens  te beveiligen. Deze maatregelen omvatten onder meer het volgende:

–        de pseudonimisering  en versleuteling van persoonsgegevens

–        een kwalitatief goede inrichting van de diensten en systemen waarmee de verwerking plaatsvindt

–        de mogelijkheid om bij een incident te zorgen dat persoonsgegevens niet permanent verloren gaan

–        het periodiek testen en evalueren van de beveiliging

–        medewerkers die toegang hebben tot de persoonsgegevens, verwerken deze alleen in opdracht van DirectPay (tenzij een wettelijke plicht anders bepaalt)
 

Geheimhoudingsverklaring 

Alle medewerkers die bij DirectPay betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding van de gegevens waarvan zij kennis hebben genomen. De persoonsgegevens worden alleen gebruikt wanneer dat noodzakelijk is voor de functie-uitoefening van een medewerker. Iedere medewerker van DirectPay tekent bij het in dienst treden een geheimhoudingsverklaring.

Functionaris voor de gegevensbescherming

DirectPay heeft een functionaris voor de gegevensbescherming aangesteld. De naam van onze functionaris voor de gegevensbescherming is mevrouw mr. S. Faber. Zij is bereikbaar via de volgende contactgegevens:

Adres:  Blaak 16, 3011 TA Rotterdam

Email:    privacy@directpay.nl

Tel:        088 – 900 6666

 

Rechten

U heeft de volgende wettelijke rechten met betrekking tot persoonsgegevens die wij van u verwerken:

  • Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens wij van u hebben en wat wij daarmee doen
  • Inzage in de persoonsgegevens die wij van u hebben
  • Het laten corrigeren van fouten
  • Het laten verwijderen van persoonsgegevens
  • Intrekken van toestemming
  • Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik (denk aan de verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot kredietwaardigheidstoetsing en betaalgedrag)

Vragen of verzoeken omdat u een recht wil uitoefenen kunnen worden gericht aan:

Direct Pay Services B.V.
T.a.v. de functionaris voor de gegevensbescherming
Blaak 16
3011 TA Rotterdam

Wanneer u één van uw rechten uitoefent verzoeken wij uw verzoek te voorzien van een kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs. Scherm daarbij uw BSN-nummer en pasfoto af. Indien u dat niet doet, zal DirectPay deze taak op zich nemen.

Ook als u vragen heeft over privacy in het algemeen, dan kunt u altijd even contact met ons opnemen.

Klacht

Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl leest u hoe u een klacht kunt indienen.

Mijn DirectPay

Heeft u een kenmerk ontvangen?

Mocht u problemen ondervinden bij het inloggen, dan kunt contact opnemen met een van onze service-medewerkers via vraag@directpay.nl