prywatności.
Oświadczenie o prywatności
Oświadczenie o prywatności DIRECT PAY SERVICES B.V.
Wprowadzenie
Firma Direct Pay Services B.V. (zwana dalej: „DirectPay”) przywiązuje dużą wagę do ochrony prywatności zleceniodawców, klientów (dłużników) oraz pracowników lub kandydatów do pracy. Jako firma faktoringowa DirectPay przetwarza dane osobowe i w związku z tym odpowiada za prawidłowe przetwarzanie tych danych. W niniejszym oświadczeniu o prywatności opisujemy sposób, w jaki to robimy.
DirectPay zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w zakresie niniejszego oświadczenia o prywatności. DirectPay zaleca regularne sprawdzanie niniejszego oświadczenia o prywatności, aby na bieżąco śledzić ewentualnie wprowadzane zmiany.
DirectPay jako podmiot odpowiedzialny za przetwarzanie
DirectPay dokonuje zakupu wierzytelności od zleceniodawców i w związku z tym jest tzw. „podmiotem odpowiedzialnym za przetwarzanie”. Od momentu przejęcia roszczenia DirectPay określa cel i środki na potrzeby przetwarzania danych osobowych. Oznacza to, że stajemy się podmiotem odpowiedzialnym w myśl nowego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych („RODO”).
Poniżej objaśniamy szczegółowo, które dane osobowe przetwarzamy i dlaczego jest to konieczne.
W przypadkach, w których DirectPay wykonuje wyłącznie czynności administracyjne na rzecz zleceniodawcy, a zleceniodawca pozostaje właścicielem roszczenia, DirectPay jest „podmiotem przetwarzającym” w rozumieniu RODO.
Warunki
W związku z przetwarzaniem danych osobowych ważne jest dla nas to, aby zleceniodawca zgromadził (przetworzył) te dane w sposób zgodny z prawem prawa, RODO oraz innymi obowiązującymi przepisami i regulacjami dotyczącymi ochrony prywatności.
Klienci (dłużnicy) powinni być przy tym poinformowani o planowanym przekazaniu roszczenia i związanym z tym przekazaniu danych osobowych do DirectPay oraz o przetwarzaniu danych osobowych przez DirectPay i firmy powiązane z nią w ramach Grupy Credit Exchange.
Dane osobowe i cele
Przetwarzanie danych osobowych jest dla nas niezbędnym elementem prawidłowego świadczenia naszych usług. DirectPay wykorzystuje dane osobowe zgodnie z RODO oraz innymi obowiązującymi przepisami i regulacjami.
Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:
1 Realizacja umowy faktoringowej
- Usługi faktoringowe obejmują:
- (Częściowe) przejęcie wierzytelności zleceniodawców wobec klientów (dłużników);
- (Częściowe) kontrolowanie poprawności przyjmowanych przez nas roszczeń;
- Kierowanie pism do klientów w celu windykacji roszczenia;
2 Ocena zdolności kredytowej i zachowań płatniczych
- Zleceniodawcy mogą za pośrednictwem DirectPay dokonać oceny zdolności kredytowej (nowych) klientów (dłużników);
- DirectPay wykorzystuje dane klientów (dłużników), kwotę pozostającą do spłaty oraz ich zachowania płatnicze w celu oceny ryzyka kredytowego klientów (dłużników) oraz zapobiegania oszustwom i ich wykrywania.
3 Zarządzanie kredytem
- Opracowanie modeli statystycznych w celu segmentacji portfeli windykacyjnych na potrzeby dalszej optymalizacji wyników odzyskiwania należności.
4 Kontakt z klientem (dłużnikiem)
- Aby proces zarządzania i windykacji przebiegał możliwie najlepiej, konieczny jest kontakt z klientem (dłużnikiem).
5 Płatność na rzecz zleceniodawcy i/lub klienta (dłużnika)
- Płatności na rzecz zleceniodawców i dokonywanie zwrotów na rzecz klientów (dłużników) nienależnie naliczonych kwot.
6 Weryfikacja tożsamości osoby zainteresowanej w przypadku korzystania z praw przysługujących jej na mocy RODO
- W przypadkach, w których osoba zainteresowana korzysta z prawa wynikającego z RODO, DirectPay kontroluje na podstawie pytań weryfikacyjnych, czy wniosek został faktycznie złożony przez samą osobę zainteresowaną (weryfikacja tożsamości). W razie potrzeby DirectPay może zażądać okazania dowodu tożsamości lub przesłania kopii odpowiedniego dokumentu w celu zweryfikowania tożsamości osoby zainteresowanej. Po zweryfikowaniu tożsamości osoby zainteresowanej kopia jej dokumentu tożsamości zostanie zniszczona.
7 Nagrywanie rozmów telefonicznych ze zleceniodawcami i klientami (dłużnikami)
- W celu usprawnienia obsługi telefonicznej przez (pracowników) Webcasso, rozmowy telefoniczne ze zleceniodawcami i klientami (dłużnikami) są przez nas nagrywane. Rozmowy te rejestrujemy również w celach dowodowych. Oczywiście informujemy o tym na początku rozmowy.
DirectPay przetwarza następujące dane osobowe klientów (dłużników) w związku z realizacją wyżej wymienionego celu:
Podstawowe dane osobowe (imię i nazwisko, adres, miejsce zamieszkania) | Realizacja umowy faktoringowej, ocena zdolności kredytowej, zachowania płatnicze, zarządzanie kredytem, kontakt z klientem (dłużnikiem), płatności |
Płeć | Realizacja umowy faktoringowej, kontakt z klientem (dłużnikiem), zachowania płatnicze |
Data urodzenia | Realizacja umowy faktoringowej, ocena zdolności kredytowej i zachowań płatniczych, zarządzanie kredytem |
Adres e-mail | Realizacja umowy faktoringowej, kontakt z klientem (dłużnikiem) |
Numer telefonu | Realizacja umowy faktoringowej, kontakt z klientem (dłużnikiem) |
Kwoty faktur | Realizacja umowy faktoringowej, ocena zdolności kredytowej i zachowań płatniczych, dokonywanie wypłat |
Płatności | Zarządzanie kredytem, zachowania płatnicze |
Kopia dokumentu tożsamości (z zasłoniętym zdjęciem i numerem BSN), jeśli identyfikacja nie jest możliwa w oparciu o mniejszą ilość danych | Realizacja praw wynikających z RODO |
Numer rachunku bankowego | Płatności |
Numer dłużnika | Realizacja umowy faktoringowej |
Rozmowy telefoniczne | Polepszanie poziomu jakości i cele dowodowe |
DirectPay przetwarza następujące dane osobowe zleceniodawców w związku z realizacją wyżej wymienionego celu:
Podstawowe dane osobowe | Realizacja umowy faktoringowej, kontakt ze zleceniodawcami, dokonywanie płatności, weryfikacja zleceniodawcy w momencie zawarcia umowy (między DirectPay a zleceniodawcą) |
Dane podane w wyciągu z holenderskiej Izby Handlowej | Realizacja umowy faktoringowej, weryfikacja zleceniodawcy w momencie zawarcia umowy (między DirectPay a zleceniodawcą) |
Numer rachunków bankowych | Wykonywanie płatności, księgowanie płatności |
Płatności | Usługi faktoringowe |
Adres e-mail | Nawiązywanie kontaktu ze zleceniodawcami |
Numer telefonu | Nawiązywanie kontaktu ze zleceniodawcami |
Kwota faktury | Płatności |
Kopia dokumentu tożsamości (z zasłoniętym zdjęciem i numerem BSN), jeśli identyfikacja nie jest możliwa w oparciu o mniejszą ilość danych | Realizacja praw wynikających z RODO, weryfikacja zleceniodawcy w momencie zawarcia umowy (między DirectPay a zleceniodawcą) |
Rozmowy telefoniczne | Polepszanie poziomu jakości i cele dowodowe |
DirectPay przetwarza następujące dane osobowe potencjalnych zleceniodawców w związku z realizacją wyżej wymienionego celu:
Podstawowe dane osobowe | Nawiązywanie kontaktu z potencjalnym zleceniodawcą |
Adres e-mail | Nawiązywanie kontaktu z potencjalnym zleceniodawcą |
Numer telefonu | Nawiązywanie kontaktu z potencjalnym zleceniodawcą |
Dane dotyczące obrotów | Szacowanie, czy świadczenie usług wobec potencjalnego zleceniodawcy są opłacalne dla firmy DirectPay |
DirectPay przetwarza następujące dane osobowe (osób do kontaktu) zewnętrznych podmiotów i usługodawców w związku z realizacją wyżej wymienionego celu:
Podstawowe dane osobowe | Nawiązywanie kontaktu z podmiotem/ usługodawcą |
Numer telefonu | Nawiązywanie kontaktu z podmiotem/ usługodawcą |
Adres e-mail | Nawiązywanie kontaktu z podmiotem/ usługodawcą |
DirectPay przetwarza następujące dane osobowe kandydatów do pracy w związku z realizacją wyżej wymienionego celu:
Podstawowe dane osobowe | Realizacja procedur kwalifikacyjnych w celu uzupełniania wakatów |
Płeć | Realizacja procedur kwalifikacyjnych w celu uzupełniania wakatów |
Numer telefonu | Realizacja procedur kwalifikacyjnych w celu uzupełniania wakatów |
Adres e-mail | Realizacja procedur kwalifikacyjnych w celu uzupełniania wakatów |
Data urodzenia | Realizacja procedur kwalifikacyjnych w celu uzupełniania wakatów |
Miejsce urodzenia | Realizacja procedur kwalifikacyjnych w celu uzupełniania wakatów |
CV | Realizacja procedur kwalifikacyjnych w celu uzupełniania wakatów |
List motywacyjny | Realizacja procedur kwalifikacyjnych w celu uzupełniania wakatów |
Notatki/ sprawozdania z rozmów kwalifikacyjnych | Realizacja procedur kwalifikacyjnych w celu uzupełniania wakatów |
Referencje (nazwa i dane kontaktowe) | Realizacja procedur kwalifikacyjnych w celu uzupełniania wakatów |
Korespondencja z kandydatem do pracy | Realizacja procedur kwalifikacyjnych w celu uzupełniania wakatów |
W zakresie przetwarzania danych osobowych pracowników zastosowanie ma (wewnętrzne) Oświadczenie o prywatności Grupy Credit Exchange.
Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
Przetwarzanie danych osobowych klientów (dłużników) jest niezbędnym elementem realizacji umowy lub prawnie uzasadnionego interesu w przypadku oceny zdolności kredytowej.
Przetwarzanie danych osobowych zleceniodawców jest niezbędnym elementem realizacji umowy, której stroną jest zleceniodawca.
Przetwarzanie danych osobowych potencjalnych zleceniodawców jest niezbędnym elementem procesu poprzedzającego zawarcie umowy, której stroną będzie potencjalny zleceniodawca.
Przetwarzanie danych osobowych (osób do kontaktu) zewnętrznych podmiotów i usługodawców opiera się na realizacji umowy (która ma zostać zawarta).
Przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy jest niezbędnym elementem procesu poprzedzającego zawarcie umowy, której stroną będzie kandydat do pracy lub odbywa się po uzyskaniu odpowiedniej zgody.
DirectPay otrzymuje dane osobowe:
– Zleceniodawców;
– Potencjalnych klientów;
– Klientów (dłużników);
– Zewnętrznych stron i usługodawców;
– Kandydatów do pracy i pracowników.
W niektórych przypadkach DirectPay ma obowiązek przekazać dane osobowe osobom trzecim. Dotyczy to sytuacji, kiedy:
- jest to zgodne z celem, w jakim dane zostały zgromadzone; oraz
- udostępnienie ma podstawę prawną (więc jest to dozwolone w myśl obowiązujących przepisów).
DirectPay może udostępniać dane osobowe:
- Klientom (dłużnikom) (dotyczy to własnych danych klientów (dłużników));
- Zleceniodawcom;
- Pracownikom DirectPay;
- Firmie windykacyjnej/ komornikowi;
Dostawcy usług, o ile jako podmiot przetwarzający w myśl RODO oferują oni usługi na rzecz DirectPay, a dane osobowe są do tego niezbędne (np. firmy hostingowe, agencje marketingowe) i firma DirectPay zawarła z nimi umowy o przetwarzanie.
Okres przechowywania
DirectPay nie przetwarza danych osobowych dłużej, niż jest to konieczne do celów, dla których są one zbierane. Jeśli zastosowanie ma ustawowy okres przechowywania, jak np. obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej wynoszący 7 lat, będzie on przestrzegany.
Dane osobowe mogą być przechowywane przez czas nieokreślony do celów statystycznych lub na potrzeby badań historycznych lub zarządzania archiwami, z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń.
Zabezpieczenie
Biorąc pod uwagę obecny stan techniki, koszty wdrożenia, a także charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz zagrożenia dla praw i wolności osób o różnym prawdopodobieństwie i poziomie, DirectPay podejmuje odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa celem zabezpieczenia przetwarzanych przez siebie danych osobowych. Środki te obejmują m.in.:
- pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych;
- wysokiej jakości projektowanie usług i systemów, w ramach których odbywa się przetwarzanie;
- możliwość zadbania o to, abydane osobowe nie zostały trwale utracone w razie wypadku;
- okresowe testowanie i ocenę bezpieczeństwa;
- pracownicy, którzy mają dostęp do danych osobowych, przetwarzają je wyłącznie na polecenie DirectPay (chyba że obowiązek prawny stanowi inaczej).
Deklaracja poufności
Wszyscy pracownicy, którzy w DirectPay zajmują się przetwarzaniem danych osobowych, mają obowiązek zachowania poufności odnośnie do danych, o których się dowiedzieli. Dane osobowe są wykorzystywane wyłącznie wtedy, kiedy jest to konieczne do realizacji pracy na stanowisku zajmowanym przez pracownika. Każdy pracownik DirectPay podpisuje deklarację poufności w momencie zatrudnienia.
Inspektor ochrony danych
DirectPay wyznaczył inspektora ochrony danych. Dane kontaktowe do inspektora ochrony danych:
Adres: Blaak 16, 3011 TA Rotterdam
Email: privacy@directpay.nl
Tel: 088 – 900 6666
Prawa
W odniesieniu do Państwa danych osobowych, które przetwarzamy, przysługują Państwu następujące prawa:
- uzyskanie objaśnień na temat tego, jakie dane osobowe przechowujemy i co z nimi robimy;
- wgląd w dane osobowe, które posiadamy na Państwa temat;
- zlecenie zmiany danych osobowych;
- zlecenie usunięcia danych osobowych;
- prawo do przenoszenia danych;
- prawo do ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych;
- sprzeciw wobec konkretnego wykorzystania (np. przetwarzania danych osobowych w związku z oceną zdolności kredytowej i zachowań płatniczych);
- prawo do uzyskania ludzkiej opinii w zakresie decyzji.
Pytania lub wnioski wynikające z chęci skorzystania z prawa można kierować na adres:
Direct Pay Services B.V.
T.a.v. de functionaris voor de gegevensbescherming
Blaak 16
Jeśli korzystają Państwo z jednego ze swoich praw, prosimy Państwa o potwierdzenie swojej tożsamości.
Jeśli mają Państwo jakiekolwiek ogólne pytania dotyczące prywatności, zawsze mogą Państwo się z nami skontaktować.
Skarga
Jeśli uznają Państwo, że nie pomagamy Państwu w prawidłowy sposób, mają Państwo prawo złożyć skargę organowi nadzoru, czyli holenderskiemu Urzędowi Ochrony Danych Osobowych (Autoriteit Persoonsgegevens). Na stronie www.autoriteitpersoonsgegevens.nl mogą Państwo dowiedzieć się więcej o procedurze zgłaszania skarg.
Mój DirectPay
Czy otrzymali Państwo sygnaturę?
W razie problemów z zalogowaniem mogą Państwo kontaktować się z jednym z naszych pracowników obsługi klienta pod adresem vraag@directpay.nl