prywatności.

Oświadczenie o prywatności  DIRECT PAY SERVICES B.V.

Wprowadzenie

Firma Direct Pay Services B.V. (zwana dalej: „DirectPay”) przywiązuje dużą wagę do ochrony prywatności zleceniodawców, klientów (dłużników) oraz pracowników lub kandydatów do pracy. Jako firma faktoringowa DirectPay przetwarza dane osobowe i w związku z tym odpowiada za prawidłowe przetwarzanie tych danych. W niniejszym oświadczeniu o prywatności opisujemy sposób, w jaki to robimy.

DirectPay zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w zakresie niniejszego oświadczenia o prywatności. DirectPay zaleca regularne sprawdzanie niniejszego oświadczenia o prywatności, aby na bieżąco śledzić ewentualnie wprowadzane zmiany.

DirectPay jako podmiot odpowiedzialny za przetwarzanie

DirectPay dokonuje zakupu wierzytelności od zleceniodawców i w związku z tym jest tzw. „podmiotem odpowiedzialnym za przetwarzanie”. Od momentu przejęcia roszczenia DirectPay określa cel i środki na potrzeby przetwarzania danych osobowych. Oznacza to, że stajemy się podmiotem odpowiedzialnym w myśl nowego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych („RODO”).

Poniżej objaśniamy szczegółowo, które dane osobowe przetwarzamy i dlaczego jest to konieczne.

W przypadkach, w których DirectPay wykonuje wyłącznie czynności administracyjne na rzecz zleceniodawcy, a zleceniodawca pozostaje właścicielem roszczenia, DirectPay jest „podmiotem przetwarzającym” w rozumieniu RODO.

Warunki

W związku z przetwarzaniem danych osobowych ważne jest dla nas to, aby zleceniodawca zgromadził (przetworzył) te dane w sposób zgodny z prawem prawa, RODO oraz innymi obowiązującymi przepisami i regulacjami dotyczącymi ochrony prywatności.

Klienci (dłużnicy) powinni być przy tym poinformowani o planowanym przekazaniu roszczenia i związanym z tym przekazaniu danych osobowych do DirectPay oraz o przetwarzaniu danych osobowych przez DirectPay i firmy powiązane z nią w ramach Grupy Credit Exchange.

Dane osobowe i cele

Przetwarzanie danych osobowych jest dla nas niezbędnym elementem prawidłowego świadczenia naszych usług. DirectPay wykorzystuje dane osobowe zgodnie z RODO oraz innymi obowiązującymi przepisami i regulacjami.

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

1 Realizacja umowy faktoringowej

• Usługi faktoringowe obejmują:
• (Częściowe) przejęcie wierzytelności zleceniodawców wobec klientów (dłużników);
• (Częściowe) kontrolowanie poprawności przyjmowanych przez nas roszczeń;
• Kierowanie pism do klientów w celu windykacji roszczenia;

 

2 Ocena zdolności kredytowej i zachowań płatniczych

• Zleceniodawcy mogą za pośrednictwem DirectPay dokonać oceny zdolności kredytowej (nowych) klientów (dłużników);
• DirectPay wykorzystuje dane klientów (dłużników), kwotę pozostającą do spłaty oraz ich zachowania płatnicze w celu oceny ryzyka kredytowego klientów (dłużników) oraz zapobiegania oszustwom i ich wykrywania.

3 Zarządzanie kredytem

• Opracowanie modeli statystycznych w celu segmentacji portfeli windykacyjnych na potrzeby dalszej optymalizacji wyników odzyskiwania należności.

4 Kontakt z klientem (dłużnikiem)

• Aby proces zarządzania i windykacji przebiegał możliwie najlepiej, konieczny jest kontakt z klientem (dłużnikiem).

5 Płatność na rzecz zleceniodawcy i/lub klienta (dłużnika)

• Płatności na rzecz zleceniodawców i dokonywanie zwrotów na rzecz klientów (dłużników) nienależnie naliczonych kwot.

 

6 Weryfikacja tożsamości osoby zainteresowanej w przypadku korzystania z praw przysługujących jej na mocy RODO

• W przypadkach, w których osoba zainteresowana korzysta z prawa wynikającego z RODO, DirectPay kontroluje na podstawie pytań weryfikacyjnych, czy wniosek został faktycznie złożony przez samą osobę zainteresowaną (weryfikacja tożsamości). W razie potrzeby DirectPay może zażądać okazania dowodu tożsamości lub przesłania kopii odpowiedniego dokumentu w celu zweryfikowania tożsamości osoby zainteresowanej. Po zweryfikowaniu tożsamości osoby zainteresowanej kopia jej dokumentu tożsamości zostanie zniszczona.

7 Nagrywanie rozmów telefonicznych ze zleceniodawcami i klientami (dłużnikami)

• W celu usprawnienia obsługi telefonicznej przez (pracowników) Webcasso, rozmowy telefoniczne ze zleceniodawcami i klientami (dłużnikami) są przez nas nagrywane. Rozmowy te rejestrujemy również w celach dowodowych. Oczywiście informujemy o tym na początku rozmowy.

DirectPay przetwarza następujące dane osobowe klientów (dłużników) w związku z realizacją wyżej wymienionego celu:

Podstawowe dane osobowe (imię i nazwisko, adres, miejsce zamieszkania)	Realizacja umowy faktoringowej, ocena zdolności kredytowej, zachowania płatnicze, zarządzanie kredytem, kontakt z klientem (dłużnikiem), płatności
Płeć	Realizacja umowy faktoringowej, kontakt z klientem (dłużnikiem), zachowania płatnicze
Data urodzenia	Realizacja umowy faktoringowej, ocena zdolności kredytowej i zachowań płatniczych, zarządzanie kredytem
Adres e-mail	Realizacja umowy faktoringowej, kontakt z klientem (dłużnikiem)
Numer telefonu	Realizacja umowy faktoringowej, kontakt z klientem (dłużnikiem)
Kwoty faktur	Realizacja umowy faktoringowej, ocena zdolności kredytowej i zachowań płatniczych, dokonywanie wypłat
Płatności	Zarządzanie kredytem, zachowania płatnicze
Kopia dokumentu tożsamości (z zasłoniętym zdjęciem i numerem BSN), jeśli identyfikacja nie jest możliwa w oparciu o mniejszą ilość danych	Realizacja praw wynikających z RODO
Numer rachunku bankowego	Płatności
Numer dłużnika	Realizacja umowy faktoringowej
Rozmowy telefoniczne	Polepszanie poziomu jakości i cele dowodowe

 

DirectPay przetwarza następujące dane osobowe zleceniodawców w związku z realizacją wyżej wymienionego celu:

Podstawowe dane osobowe	Realizacja umowy faktoringowej, kontakt ze zleceniodawcami, dokonywanie płatności, weryfikacja zleceniodawcy w momencie zawarcia umowy (między DirectPay a zleceniodawcą)
Dane podane w wyciągu z holenderskiej Izby Handlowej	Realizacja umowy faktoringowej, weryfikacja zleceniodawcy w momencie zawarcia umowy (między DirectPay a zleceniodawcą)
Numer rachunków bankowych	Wykonywanie płatności, księgowanie płatności
Płatności	Usługi faktoringowe
Adres e-mail	Nawiązywanie kontaktu ze zleceniodawcami
Numer telefonu	Nawiązywanie kontaktu ze zleceniodawcami
Kwota faktury	Płatności
Kopia dokumentu tożsamości (z zasłoniętym zdjęciem i numerem BSN), jeśli identyfikacja nie jest możliwa w oparciu o mniejszą ilość danych	Realizacja praw wynikających z RODO, weryfikacja zleceniodawcy w momencie zawarcia umowy (między DirectPay a zleceniodawcą)
Rozmowy telefoniczne	Polepszanie poziomu jakości i cele dowodowe

 

DirectPay przetwarza następujące dane osobowe potencjalnych zleceniodawców w związku z realizacją wyżej wymienionego celu:

Podstawowe dane osobowe	Nawiązywanie kontaktu z potencjalnym zleceniodawcą
Adres e-mail	Nawiązywanie kontaktu z potencjalnym zleceniodawcą
Numer telefonu	Nawiązywanie kontaktu z potencjalnym zleceniodawcą
Dane dotyczące obrotów	Szacowanie, czy świadczenie usług wobec potencjalnego zleceniodawcy są opłacalne dla firmy DirectPay

 

DirectPay przetwarza następujące dane osobowe (osób do kontaktu) zewnętrznych podmiotów i usługodawców w związku z realizacją wyżej wymienionego celu:

Podstawowe dane osobowe	Nawiązywanie kontaktu z podmiotem/ usługodawcą
Numer telefonu	Nawiązywanie kontaktu z podmiotem/ usługodawcą
Adres e-mail	Nawiązywanie kontaktu z podmiotem/ usługodawcą

 

DirectPay przetwarza następujące dane osobowe kandydatów do pracy w związku z realizacją wyżej wymienionego celu:

Podstawowe dane osobowe	Realizacja procedur kwalifikacyjnych w celu uzupełniania wakatów
Płeć	Realizacja procedur kwalifikacyjnych w celu uzupełniania wakatów
Numer telefonu	Realizacja procedur kwalifikacyjnych w celu uzupełniania wakatów
Adres e-mail	Realizacja procedur kwalifikacyjnych w celu uzupełniania wakatów
Data urodzenia	Realizacja procedur kwalifikacyjnych w celu uzupełniania wakatów
Miejsce urodzenia	Realizacja procedur kwalifikacyjnych w celu uzupełniania wakatów
CV	Realizacja procedur kwalifikacyjnych w celu uzupełniania wakatów
List motywacyjny	Realizacja procedur kwalifikacyjnych w celu uzupełniania wakatów
Notatki/ sprawozdania z rozmów kwalifikacyjnych	Realizacja procedur kwalifikacyjnych w celu uzupełniania wakatów
Referencje (nazwa i dane kontaktowe)	Realizacja procedur kwalifikacyjnych w celu uzupełniania wakatów
Korespondencja z kandydatem do pracy	Realizacja procedur kwalifikacyjnych w celu uzupełniania wakatów

 

W zakresie przetwarzania danych osobowych pracowników zastosowanie ma (wewnętrzne) Oświadczenie o prywatności Grupy Credit Exchange.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych klientów (dłużników) jest niezbędnym elementem realizacji umowy lub prawnie uzasadnionego interesu w przypadku oceny zdolności kredytowej.

Przetwarzanie danych osobowych zleceniodawców jest niezbędnym elementem realizacji umowy, której stroną jest zleceniodawca.

Przetwarzanie danych osobowych potencjalnych zleceniodawców jest niezbędnym elementem procesu poprzedzającego zawarcie umowy, której stroną będzie potencjalny zleceniodawca.

Przetwarzanie danych osobowych (osób do kontaktu) zewnętrznych podmiotów i usługodawców opiera się na realizacji umowy (która ma zostać zawarta).

Przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy jest niezbędnym elementem procesu poprzedzającego zawarcie umowy, której stroną będzie kandydat do pracy lub odbywa się po uzyskaniu odpowiedniej zgody.

DirectPay otrzymuje dane osobowe: 

– Zleceniodawców;

– Potencjalnych klientów;
– Klientów (dłużników);
– Zewnętrznych stron i usługodawców;

– Kandydatów do pracy i pracowników.

W niektórych przypadkach DirectPay ma obowiązek przekazać dane osobowe osobom trzecim. Dotyczy to sytuacji, kiedy:

• jest to zgodne z celem, w jakim dane zostały zgromadzone; oraz
• udostępnienie ma podstawę prawną (więc jest to dozwolone w myśl obowiązujących przepisów).

DirectPay może udostępniać dane osobowe:

• Klientom (dłużnikom) (dotyczy to własnych danych klientów (dłużników));
• Zleceniodawcom;
• Pracownikom DirectPay;
• Firmie windykacyjnej/ komornikowi;

Dostawcy usług, o ile jako podmiot przetwarzający w myśl RODO oferują oni usługi na rzecz DirectPay, a dane osobowe są do tego niezbędne (np. firmy hostingowe, agencje marketingowe) i firma DirectPay zawarła z nimi umowy o przetwarzanie.

Okres przechowywania

DirectPay nie przetwarza danych osobowych dłużej, niż jest to konieczne do celów, dla których są one zbierane. Jeśli zastosowanie ma ustawowy okres przechowywania, jak np. obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej wynoszący 7 lat, będzie on przestrzegany.

Dane osobowe mogą być przechowywane przez czas nieokreślony do celów statystycznych lub na potrzeby badań historycznych lub zarządzania archiwami, z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń.

Zabezpieczenie

Biorąc pod uwagę obecny stan techniki, koszty wdrożenia, a także charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz zagrożenia dla praw i wolności osób o różnym prawdopodobieństwie i poziomie, DirectPay podejmuje odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa celem zabezpieczenia przetwarzanych przez siebie danych osobowych. Środki te obejmują m.in.:

• pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych;
• wysokiej jakości projektowanie usług i systemów, w ramach których odbywa się przetwarzanie;
• możliwość zadbania o to, aby​dane osobowe nie zostały trwale utracone w razie wypadku;
• okresowe testowanie i ocenę bezpieczeństwa;
• pracownicy, którzy mają dostęp do danych osobowych, przetwarzają je wyłącznie na polecenie DirectPay (chyba że obowiązek prawny stanowi inaczej).

Deklaracja poufności

Wszyscy pracownicy, którzy w DirectPay zajmują się przetwarzaniem danych osobowych, mają obowiązek zachowania poufności odnośnie do danych, o których się dowiedzieli. Dane osobowe są wykorzystywane wyłącznie wtedy, kiedy jest to konieczne do realizacji pracy na stanowisku zajmowanym przez pracownika. Każdy pracownik DirectPay podpisuje deklarację poufności w momencie zatrudnienia.

Inspektor ochrony danych

DirectPay wyznaczył inspektora ochrony danych. Dane kontaktowe do inspektora ochrony danych:

Adres:   Blaak 16, 3011 TA Rotterdam
Email:    privacy@directpay.nl
Tel:        088 – 900 6666

Prawa

W odniesieniu do Państwa danych osobowych, które przetwarzamy, przysługują Państwu następujące prawa:

• uzyskanie objaśnień na temat tego, jakie dane osobowe przechowujemy i co z nimi robimy;
• wgląd w dane osobowe, które posiadamy na Państwa temat;
• zlecenie zmiany danych osobowych;
• zlecenie usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych;
• prawo do ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych;
• sprzeciw wobec konkretnego wykorzystania (np. przetwarzania danych osobowych w związku z oceną zdolności kredytowej i zachowań płatniczych);
• prawo do uzyskania ludzkiej opinii w zakresie decyzji.

Pytania lub wnioski wynikające z chęci skorzystania z prawa można kierować na adres:

Direct Pay Services B.V.
T.a.v. de functionaris voor de gegevensbescherming
Blaak 16

Jeśli korzystają Państwo z jednego ze swoich praw, prosimy Państwa o potwierdzenie swojej tożsamości.

Jeśli mają Państwo jakiekolwiek ogólne pytania dotyczące prywatności, zawsze mogą Państwo się z nami skontaktować.

Skarga

Jeśli uznają Państwo, że nie pomagamy Państwu w prawidłowy sposób, mają Państwo prawo złożyć skargę organowi nadzoru, czyli holenderskiemu Urzędowi Ochrony Danych Osobowych (Autoriteit Persoonsgegevens). Na stronie www.autoriteitpersoonsgegevens.nl mogą Państwo dowiedzieć się więcej o procedurze zgłaszania skarg.