Protection de la vie privée.

DÉCLARATION DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE DE DIRECT PAY SERVICES B.V. Introduction Pour Direct Pay Services B.V. (ci-après : « DirectPay »), la protection de la vie privée des donneurs d’ordre, des clients (débiteurs) et des employés est une priorité. En tant que société d’affacturage, DirectPay traite des données personnelles et est responsable du traitement correct de ces données. Nous décrivons comment nous nous y prenons dans cette déclaration de protection de la vie privée. DirectPay comme responsable du traitement DirectPay achète des créances aux donneurs d’ordre et devient de ce fait « responsable du traitement ». À compter du moment où nous reprenons les créances, DirectPay définit l’objectif et les moyens liés au traitement de ces données personnelles. De ce fait, nous devenons donc responsables au sens du nouveau règlement général sur la protection des données (« RGPD »). Nous expliquons ci-après quelles données personnelles nous traitons et pour quelles raisons nous le faisons. Quand DirectPay se contente de procéder à des activités de gestion pour un donneur d’ordre, ce dernier demeurant propriétaire de la créance, DirectPay est « sous-traitant » au sens du RGPD. Conditions Dans le cadre du traitement des données personnelles, il est important pour nous que le donneur d’ordre collecte (traite) ces données de façon légale et en tenant compte du RGPD et des autres législations et réglementations relatives à la protection de la vie privée. En outre, les clients (débiteurs) doivent être informés du transfert de créance qui a été prévu, du transfert de données personnelles à l’attention de DirectPay que cela implique ainsi que du traitement des données personnelles par DirectPay et par les entreprises qui sont liées à DirectPay au sein du groupe Credit Exchange. Données personnelles et objectifs Le traitement des données personnelles est nécessaire pour nous permettre de proposer des prestations de service de qualité. DirectPay utilise les données personnelles en tenant compte du RGPD et des autres législations et réglementations relatives à la protection de la vie privée. Nous traitons des données personnelles aux fins suivantes :

  1. Exécution du contrat d’affacturage
  • Le service d’affacturage entend :
  • La reprise (partielle) de créances que des donneurs d’ordre font valoir sur des clients (débiteurs) ;
  • La vérification (partielle) de la justesse des créances qui arrivent entre nos mains ;
  • Sommation des clients pour recouvrir une créance ;

 

  1. Tests de solvabilité et comportement de paiement
  • Les donneurs d’ordre peuvent effectuer des tests de solvabilité sur de (nouveaux) clients (débiteurs) via DirectPay ;
  • DirectPay étudie les données des clients (débiteurs), le montant en souffrance et le comportement de paiement pour évaluer les risques de crédit des clients (débiteurs) mais aussi pour prévenir et détecter les fraudes.

 

  1. Gestion de crédit
  • Développement de modèles statistiques dans le but de segmenter les portefeuilles de recouvrement afin d’optimiser le résultat du processus de recouvrement.

 

  1. Contact avec le client (débiteur)
  • Pour fluidifier au maximum le cycle de gestion et de recouvrement, il est nécessaire de pouvoir contacter le client (débiteur).

 

  1. Paiement au donneur d’ordre et/ou au client (débiteur)
  • Paiements aux donneurs d’ordre et remboursements au client (débiteur) des montants indûment perçus.

 

  1. Contrôle de l’identité de la personne concernée lors de l’exercice de ses droits en vertu du RGPD
  • Quand une personne concernée exerce un de ses droits en vertu du RGPD, DirectPay utilise une copie d’un passeport ou d’une carte d’identité pour contrôler si la demande a bien été introduite par la personne concernée. Une fois que l’identité de la personne concernée a été contrôlée, la copie de son passeport ou de sa carte d’identité est détruite.

 

  1. Enregistrement des appels téléphoniques avec les donneurs d’ordre et les clients (débiteurs)
  • Afin d’améliorer le service téléphonique assuré par les employés de DirectPay, les appels téléphoniques avec les donneurs d’ordre et les clients (débiteurs) sont enregistrés par nos soins. Bien sûr, les donneurs d’ordre et les clients sont immédiatement informés que la conversation est enregistrée.

DirectPay traite les données personnelles suivantes des clients (débiteurs) dans le but mentionné ci-après :

Nom, adresse, villeExécution du contrat d’affacturage, tests de solvabilité, comportement de paiement, gestion de crédit, contact avec le client (débiteur), paiements
SexeExécution du contrat d’affacturage, contact avec le client (débiteur), comportement de paiement
Date de naissanceExécution du contrat d’affacturage, tests de solvabilité et comportement de paiement, gestion de crédit
Adresse e-mailExécution du contrat d’affacturage, contact avec le client (débiteur)
Numéro de téléphoneExécution du contrat d’affacturage, contact avec le client (débiteur)
Montants de la factureExécution du contrat d’affacturage, tests de solvabilité et comportement de paiement, paiement
PaiementsGestion de crédit, comportement de paiement
Copie de preuve d’identité (photo et numéro BSN masqués)Exercice des droits en vertu du RGPD
Numéro de compte bancairePaiements
Numéro de débiteurExécution du contrat d’affacturage
Entretiens téléphoniquesAmélioration de la qualité

  DirectPay traite les données personnelles suivantes des donneurs d’ordre dans le but mentionné ci-après :

Nom, adresse, villeExécution du contrat d’affacturage, prise de contact avec les donneurs d’ordre, versement de paiements, contrôle du donneur d’ordre lors de la conclusion du contrat (entre DirectPay et le donneur d’ordre), versement de paiements
Extrait de la chambre de commerceExécution du contrat d’affacturage, contrôle du donneur d’ordre lors de la conclusion du contrat (entre DirectPay et le donneur d’ordre),
Numéros de compte bancaireVersement de paiements, imputation de paiements
PaiementsService d’affacturage
Adresse e-mailPrise de contact avec les donneurs d’ordre
Numéro de téléphonePrise de contact avec les donneurs d’ordre
Montant de la facturePaiements
Copie de preuve d’identité (photo et numéro BSN masqués)Exercice des droits en vertu du RGPD
Entretiens téléphoniquesAmélioration de la qualité

  DirectPay traite les données personnelles suivantes des prospects dans le but mentionné ci-après :

Nom, adresse, villePrise de contact avec les prospects
Adresse e-mailPrise de contact avec les prospects
Numéro de téléphonePrise de contact avec les prospects
Données sur le chiffre d’affairesÉvaluer si le service est rentable pour le prospect et DirectPay

  DirectPay traite les données personnelles suivantes des visiteurs du site Internet dans le but mentionné ci-après :

Adresse IPAnalyse de l’utilisation du site Internet

  DirectPay traite les données personnelles suivantes (des contacts) des parties et des prestataires externes dans le but mentionné ci-après :

Nom, adresse, villePrise de contact avec la partie/le prestataire
Numéro de téléphonePrise de contact avec la partie/le prestataire
Adresse e-mailPrise de contact avec la partie/le prestataire

  Base légale du traitement des données personnelles Le traitement des données personnelles des clients (débiteurs) est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou il relève de l’intérêt légitime dans le cadre d’un test de solvabilité. Le traitement des données personnelles des donneurs d’ordre est nécessaire à l’exécution d’un contrat dont le donneur d’ordre est une des parties. Le traitement des données personnelles des prospects est nécessaire à l’exécution d’un contrat dont le prospect est une des parties. DirectPay reçoit les données personnelles des : –             Donneurs d’ordre-             Prospects –             Clients (débiteurs) –             Visiteurs du site Internet –             Parties et prestataires externes.   Dans certains cas de figure, DirectPay ne peut faire autrement que de diffuser des données personnelles à des tierces parties. Quand :

  • cela est compatible avec l’objectif pour lequel les données ont été collectées et ;
  • la diffusion repose sur une base légale (elle est donc justifiée par la loi) ;

DirectPay peut diffuser des données personnelles à :

  • Des clients (débiteurs) (seules les données de clients (débiteurs) sont concernées) ;
  • Des donneurs d’ordre ;
  • Des employés de DirectPay ;
  • Un bureau de recouvrement/huissier de justice ;
  • Les prestataires de services avec lesquels DirectPay a conclu des contrats de traitement, dans la mesure où ces prestataires proposent des services à DirectPay en tant que sous-traitant au sens du RGPD et dans la mesure où les données personnelles sont indispensables aux services proposés (sociétés d’hébergement, agences de marketing, par exemple).

Délai de conservation DirectPay ne traite pas les données personnelles plus longtemps qu’il n’est nécessaire aux fins pour lesquelles ces données sont collectées. Tout délai de conservation légal applicable, comme le délai de conservation fiscal de 7 ans, est respecté. Les données personnelles peuvent être stockées indéfiniment à des fins statistiques, de recherche, d’archivage, en offrant les garanties qui s’imposent. Protection Compte tenu de la technologie et des coûts de mise en place impliqués mais aussi de la nature, de la portée, du contexte et des objectifs de traitement ainsi que de la probabilité et de la gravité des différents risques liés aux droits et libertés des personnes, DirectPay prend les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les  données personnelles traitées . Ces mesures comprennent notamment :

  • la pseudonymisation et le cryptage des données personnelles
  • une conception qualitative des services et des systèmes qui permettent de traiter les données
  • la possibilité de veiller à ce que les données personnelles ne soient pas perdues de manière permanente en cas d’incident
  • le test et l’évaluation périodiques de la sécurité
  • les employés ayant accès aux données personnelles les traitent uniquement pour le compte de DirectPay (sauf si une obligation légale en décide autrement)

  Déclaration de confidentialité Tous les employés impliqués dans le traitement des données personnelles chez DirectPay sont tenus de préserver la confidentialité des données dont ils ont pris connaissance. Les données personnelles ne sont utilisées par un employé que lorsque cela est nécessaire à l’exercice de la fonction de l’employé. Chaque employé de DirectPay signe une déclaration de confidentialité lors de sa prise de fonction.   Responsable de la protection des données DirectPay a nommé un responsable de la protection des données. Le nom de notre responsable de la protection des données est madame S. Faber. Ses coordonnées sont les suivantes : Adresse :   Blaak 16, 3011 TA Rotterdam, Pays-Bas E-mail :    privacy@directpay.nl Tél. :        +31 (0)88 – 900 6666   Droits Vous disposez des droits suivants sur les données personnelles que nous traitons vous concernant :

  • Droit d’explication sur les données personnelles dont nous disposons à votre sujet et sur ce que nous en faisons
  • Droit de consultation des données personnelles dont nous disposons sur vous
  • Droit de modification des données personnelles
  • Droit de suppression des données personnelles
  • Droit à la portabilité des données
  • Droit de limitation du traitement de vos données personnelles
  • Droit d’opposition à une utilisation spécifique (par exemple, le traitement de données personnelles sur le test de solvabilité et le comportement de paiement)
  • Droit à un regard humain sur les décisions

Vous pouvez adresser les questions ou demandes liées au fait que vous souhaitez exercer un droit à : Direct Pay Services B.V. T.a.v. de functionaris voor de gegevensbescherming Blaak 16 3011 TA Rotterdam, Pays-Bas. Lorsque vous exercez un de vos droits, nous vous prions de joindre à votre demande une copie de votre passeport ou de votre carte d’identité. Masquez votre numéro BSN et votre photo. Si vous ne le faites pas, DirectPay s’en chargera. Si vous avez des questions d’ordre général sur la protection de la vie privée, vous pouvez nous contacter. Réclamation Si vous estimez que nous ne vous aidons pas correctement, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité néerlandaise des données personnelles. Consultez www.autoriteitpersoonsgegevens.nl pour découvrir comment introduire une réclamation.  

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